ทักษะ Excel แบบเข้าใจง่ายนำไปใช้ได้จริง

คนทำงานในยุคนี้ นอกจากทักษะทางด้านงานเฉพาะทางที่ตัวเองทำอยู่จะสำคัญแล้ว ทักษะทางด้านคอมพิวเตอร์ก็สำคัญไม่แพ้กัน เรื่องนี้จะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย ทักษะทางด้านคอมพิวเตอร์นอกจากโปรแกรม word เอาไว้พิมพ์งานแล้ว excel ก็สำคัญด้วยเช่นกัน โปรแกรมนี้มีทักษะอะไรบ้างที่เราควรจะฝึกฝนเพื่อเอาไปใช้งานจริงได้

ลักษณะโปรแกรมของ Excel

คนที่ไม่เคยใช้ Excel มาก่อนอาจจะไม่รู้จักเลยด้วยซ้ำว่ามันคืออะไร บางคนมีเครื่องคอมแต่ไม่เคยเปิดโปรแกรมนี้เลยก็มี ใช้แต่ word เป็นหลัก งั้นเรามาทำความรู้จัก อธิบาย excel กันหน่อยดีกว่า โปรแกรม excel นั้นจะพอเราเปิดเข้าไปจะมีลักษณะเป็นช่องสี่เหลี่ยมคล้ายกับตารางขนาดใหญ่ เราสามารถพิมพ์ข้อความ ตัวเลข ทำแผนภูมิ แทรกรูปภาพ ลงไปในช่องสี่เหลี่ยมเหล่านั้นได้ โปรแกรม excel นั้นจุดเด่นของมันก็คือเรื่องของการคิดคำนวณ ที่จะช่วยให้เราจัดการกับตัวเลขคล้ายกับการทำบัญชีรูปแบบหนึ่งได้

ทักษะ Excel แบบเข้าใจง่ายนำไปใช้ได้จริง

ทักษะการคิดคำนวณ

สำหรับทักษะแรกที่สำคัญมากของการทำงานบน excel นั่นก็คือ ทักษะการคำนวณ ตรงนี้เราขอสมมุติเหตุการณ์ว่า หากเราต้องการจะสรุปยอดของลูกค้าที่เข้ามาซื้อของในแต่ละวัน หากมีจำนวน 2-3 คนเราก็สามารถพิมพ์แล้วก็บวกเลขได้เลย แต่หากเรามีลูกค้ามาซื้อต่อวัน 20-30 คนล่ะ การใช้ excel พิมพ์ลงไปจะเก็บข้อมูลได้เป็นระบบมากกว่า รวมถึงเราสามารถพิมพ์ตัวเลขยอดซื้อของลูกค้าทุกคนเก็บเอาไว้ จากนั้นก็กดปุ่มคำนวณ เพื่อให้มันสรุปได้ว่า วันนี้เรามียอดซื้อเท่าไร ทำให้เราไม่ต้องมาปวดหัวกับการบวกเลขด้วยตัวเองอีก หรือจะทำเป็นค่าเฉลี่ยก็ได้ ซึ่งค่าเหล่านี้มีความสำคัญมากเวลาเราต้องการดูข้อมูลโดยรวมเพื่อตัดสินใจอะไรบางอย่าง

ทักษะการเรียงลำดับ

เมื่อเราได้ข้อมูลที่กรอกลงไปตามต้องการแล้ว ทักษะขั้นต่อไปของการใช้ excel ที่ควรจะมี และทำเป็นก็คือ ทักษะการเรียงลำดับ จากตัวอย่างด้านบน ลูกค้าที่เข้ามาซื้อมากถึง 20-30 คน แต่ละคนก็มียอดซื้อไม่เท่ากัน มากบ้างน้อยบ้าง ตามกำลังซื้อ แต่เราจะทำอย่างไรให้สามารถสรุปได้ว่า คนซื้อทั้งหมด 20-30 คนนั้น ใครซื้อมากที่สุด น้อยที่สุด และยอดซื้อที่มากสุด น้อยสุดเป็นกี่บาท อันนี้เราก็ทำได้เพียงแค่ลากคลุมแล้วไปกำหนดขอบเขตการเรียงลำดับ มันก็จะเรียงให้แบบอัตโนมัติเลยทีเดียว นอกจากตัวอย่างนี้ หากเป็นการเรียงลำดับตามชื่อ ตามตัวอักษร เราก็ทำได้เหมือนกัน

ทักษะการสร้างกราฟ

อย่างที่เกริ่นไปว่า excel จุดเด่นของมันเป็นเรื่องของการวิเคราะห์ข้อมูล ตัวเลข นอกจากสูตรคำนวณพื้นฐานอย่างง่ายที่จะทำให้เรามองเห็นภาพคร่าวๆของข้อมูลนั้นตามหลักสถิติแล้ว อีกจุดหนึ่งที่เป็นทักษะสำคัญของการใช้ excel เลยก็คือ การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของกราฟ จากตัวอย่างด้านบน ถ้าหากเราเปิดร้านสักประมาณ 5 วันแล้วเก็บข้อมูลทั้งหมดเอาไว้ เราสามารถเอายอดการซื้อของแต่ละวัน มาเปรียบเทียบกันในรูปกราฟได้เลยว่า วันไหนมียอดการสั่งซื้อมากที่สุด น้อยที่สุด หรือหากจะทำให้ย่อยลงไปอีก เราอาจจะนำเสนอข้อมูลได้เลยว่าในแต่ละวัน ยอดจากใครมีมูลค่าสูงที่สุดแบบนี้เป็นต้น โดยลูกเล่นของกราฟใน excel ก็มีหมดในแบบพื้นฐานทั้ง กราฟแท่ง, กราฟเส้น, วงกลม ฯลฯ แถมยังสามารถตกแต่ง ใส่ลูกเล่น แต่งสี ได้ตามต้องการด้วย อันนี้สำคัญมากหากเราทำงานในฝ่ายปฏิบัติการแล้วอยากจะสรุปงานเพื่อนำเสนอต่อหัวหน้าชั้นสูงขึ้นไปจะทำให้หัวหน้ามองเห็นภาพกว้าง และตัดสินใจทำงานได้เร็วขึ้น สามทักษะนี้ถือว่าเป็นพื้นฐานสำคัญของ excel ที่เราควรลองไปหัดทำดู เชื่อว่ามีประโยชน์ต่อการทำงานของเราอย่างแน่นอน